Bisnis.com, SEMARANG – Pemerintah Provinsi Jawa Tengah menerima aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dari Arsip Nasional RI (ANRI).
Aplikasi tersebut diserahkan Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI Andi Kasman, Asisten Administrasi Sekda Provinsi Jawa Tengah Budi Wibowo di Ruang Rapat Lantai III Gedung A Kantor Gubernur Jateng, Senin (1/10/2018).
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional Andi Kasman mengatakan, SIKD diserahkan sesuai amanat Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2015 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2015-2019.
Melalui Perpres tersebut, ANRI diharapkan meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dinamis yang efektif, efisien, melalui penerapan teknologi dan komunikasi, salah satunya, arsip elektronik atau e-arsip.
Ditambahkan, SIKD akan bisa mempercepat penciptaan arsip surat karena bisa diakses melalui gadget. Jadi, setiap pimpinan SKPD dapat mengakses, membuat disposisi, dan seterusnya, secara elektronik melalui gadget. Sehingga tidak ada lagi delay dalam pendistribusian surat.
Penerapan SIKD, menurutnya, sejalan dengan Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor 061/9454/SJ tanggal 29 Desember 2017 tentang Percepatan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Lingkungan Pemerintah Daerah.
Baca Juga
Selain itu juga Surat Menteri Dalam Negeri Nomor 061/3137/S tanggal 21 Mei 2018 perihal Percepatan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah Tahun 2018, di mana pada poin (i) tercantum jika indeks manajemen kearsipan yang berbasis teknologi, informasi, dan komunikasi (TIK) menjadi salah satu unsur penilaian reformasi birokrasi.
“Salah satu unsur penilaian reformasi birokrasi adalah di poin (i) itu indeks manajemen kearsipan, yang intinya di sana adalah penerapan sistem informasi kearsipan berbasis TIK,” ujarnya.
Andi mengungkapkan, SIKD menjadi dasar penciptaan arsip elektronik yang saat ini bisa dijadikan alat bukti di pengadilan, sesuai Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Asisten Administrasi Setda Prov Jateng Budi Wibowo mengapresiasi pemberian aplikasi SIKD dari ANRI. Menurutnya, aplikasi itu akan membantu mengoptimalkan pelayanan kearsipan kepada masyarakat.
Di samping itu, SIKD juga akan membantu memperkuat fungsi dan peran dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Jateng dalam rangka menciptakan kondisi penyelenggaraan pemerintahan yang baik, bersih, transparan dan akuntabel.
Mengingat seluruh SKPD di Pemprov Jateng bisa dikatakan sebagai satu kesatuan sistem, sehingga jika satu subsistem mengalami pelemahan akan mengganggu pada keseluruhan sistem.
“Ibarat provinsi Jawa Tengah ini sebagai satu sistem, ketika kearsipan dan perpustakaannya lemah maka akan mengganggu sistem secara keseluruhan di Jawa Tengah,” katanya.
Dalam kesempatan ini dirinya juga mengapresiasi kinerja dari Kepala Dinas Arpus Jateng yang terus mengembangkan potensi kearsipan dan perpustakaan di Jawa Tengah. Sehingga menghilangkan anggapan bahwa PNS yang ditempatkan di kearsipan merupakan PNS yang terbuang.
Kepala Dinas Arpus Jateng Muhamad Masrofi berharap aplikasi SIKD itu bisa mengoptimalkan sistem kearsipan terpadu di seluruh dinas, biro, dan badan di jajaran Pemprov Jateng, karena sebelum mendapatkan hibah SIKD, sistem kearsipan terpadu yang dilakukan belum terlalu optimal.
Dengan aplikasi SIKD, arsip akan tertata lebih baik, sehingga untuk melihat arsip yang ada di dinas, tidak perlu membutuhkan waktu berhari-hari, melainkan cukup dalam hitungan menit.
“Kadang-kadang kalau mencari surat, mesti melihat di buku agenda. Tapi kalau sudah pakai SIKD misalnya di BKD tinggal buka saja website-nya lalu masuk kearsipan. Nanti suratnya sampai di mana bisa terlihat dan terlacak,” pungkasnya.
